Wat is een aanbestedingsleidraad?

De aanbestedingsleidraad is dé tenderbijbel tijdens het schrijven van jouw Plan van Aanpak (EMVI of BPKV). Hierin beschrijft de opdrachtgever namelijk wat jij moet doen om de aanbesteding of tender binnen te halen. Dat gaat niet alleen om de gunningscriteria; ook de opdrachtomschrijving, referentie-eisen of beoordelingscriteria laten vaak doorschemeren wat de opdrachtgever wil zien... Toch kan het doorgronden van de leidraad een ware speurtocht zijn. Geen zorgen, Sherlock, wij zetten het helder voor je op een rijtje! ;)

‘The usual suspects’: Waaruit bestaat een aanbestedingsleidraad?

Een leidraad bestaat uit een aantal ‘usual suspects’: onderwerpen die (bijna) altijd aan bod komen. Dat is mooi, want zo haal je de belangrijkste informatie er bij iedere tender makkelijk uit! Een aanbestedingsleidraad bevat doorgaans:

Een aanbestedingskader. Deze geeft een omschrijving van de opdracht: Wat is de situatie nu? Hoe komt deze er uit te zien? Wat zijn de doelstellingen van de opdrachtgever? Wat is de scope en omvang van het project? Wat is de prijs en doorlooptijd? Want die gunningscriteria zijn leuk en aardig, maar het project moet ook haalbaar zijn. Het is dus slim dit gedeelte goed door te lezen.
Een aanbestedingsprocedure. Dit gaat over de tenderplanning, wie je kunt contacteren en de Nota van Inlichtingen (NvI). ME-GA belangrijk dus! Je kunt wel een prachtig plan schrijven, maar als je deze niet op tijd indient is het geen cent meer waard.
Uitsluitings- of Gunningseisen. Dit zijn de randvoorwaarden met betrekking tot de inschrijving. Vaak zijn er bepaalde certificaten of kwaliteitssystemen die je nodig hebt om in te kunnen schrijven. Daarnaast kan een opdrachtgever vragen om referentieprojecten: dit zijn recente projecten waarmee je laat zien dat je ervaring hebt met projecten van eenzelfde omvang en deze naar tevredenheid hebt afgerond. Belangrijk dus! Het is zonde om te investeren in een plan als je bedrijf niet kan voldoen aan de vereisten en buiten de boot valt.
Gunningscriteria. Dit zijn aspecten die de opdrachtgever belangrijk vindt en waar het plan van aanpak op wordt beoordeeld. Met jouw PvA toon je aan dat jouw bedrijf de aspecten beheerst of zelfs overstijgt. Hoe meer meerwaarde je biedt, hoe meer kans je maakt de opdracht binnen te halen!
Een beoordelingskader. Het beoordelingskader geeft aan hoe de beoordelingscommissie jouw plan zal beoordelen. Hoe meer punten er maximaal worden toegekend aan een gunningscriterium, hoe zwaarder dit criterium weegt. Het beoordelingskader geeft dus een hint over wat de opdrachtgever het allerbelangrijkst vindt. Is dat prijs of kwaliteit? Hiermee kun je de strategie van jouw plan bepalen.
Wettelijke bepalingen. Voor wat, hoort wat: wat je belooft moet je ook nakomen. Maar het juridische kader gaat niet alleen over jouw wettelijke plichten als inschrijver: het gaat ook over jouw rechten. Ben je het helemaal oneens met jouw score? Dan is er binnen de stand-stil periode een mogelijkheid om naar de rechter te stappen. Aan het begin niet nodig om lang bij stil te staan, maar wél belangrijk om in je achterhoofd te houden.

Van ‘Whodunnit’ naar ‘Wecandoit’: zo verbeteren wij jouw tender aan de hand van de leidraad

Er vallen veel meer hints uit de leidraad te halen dan je op eerste blik zou verwachten. De wie-, wat-, waar- en waaromvragen van het tendervak komen er allemaal in terug. Dit is dan ook het document waar we tijdens iedere stap van het tenderproces op teruggrijpen.

Hoe bepaal ik onze tenderstrategie? Bij de start van het tenderproces gebruiken we de leidraad om een eerste indruk te krijgen van de zorgen en wensen van de opdrachtgever. Wat zeggen de gunningscriteria over de waarden van de opdrachtgever? Welke criteria wegen het zwaarst? Hint de opdrachtgever naar wensen buiten de criteria om? Door aan te wijzen wat opvalt achterhalen we ‘de vraag achter de uitvraag’. Hierop baseren we onze strategie.
Hoe structuureer ik het plan van aanpak? Op basis van de gunningscriteria en de sub-gunningscriteria bepalen we de structuur van het plan van aanpak. Onze stelregel is: elke gunningscriterium is een hoofdstuk; elk sub-gunningscriterium een paragraaf. Dat maakt het voor de beoordelaars eenvoudig om te controleren of jij al hun vragen hebt beantwoord.
Waar let ik op tijdens de review? Tijdens het reviewen controleren we of het plan aansluit op de vraag van de opdrachtgever en zijn verwachtingen overstijgt. Het is namelijk belangrijk échte meerwaarde te bieden. Dit doen we bij plannen die wij zelf hebben geschreven, maar ook bij plannen die jij hebt geschreven; op basis van onze feedback scherp jij gemakkelijk jouw plan aan.

Hulp nodig met het doorgronden van de aanbestedingsleidraad? Wij pluizen hem graag voor je uit! Neem contact met ons op.