Begin met een 1-0 voorsprong

Kom jij er als tenderaar in een kick-off soms ook achter dat je niet zoveel weet van de opdrachtgever? Of heb je het idee dat je concurrenten een voorsprong hebben? Misschien heb je zelfs het idee dat inschrijven als zittende leverancier eerder een nadeel dan een voordeel is. Als je ‘ja’ knikt, terwijl je dit leest, is er voor jou nog winst te behalen in de periode voordat de leidraad op Tenderned verschijnt. Of zoals we dat in jargon noemen, het pre-tenderen binnen jouw organisatie kan een stuk beter! In deze blog lees je 5 praktische tips om dit zo goed mogelijk in te richten. Zo vergroot je jouw kans op winnen, nog voordat de échte wedstrijd begint.

Tip 1: Begin op tijd

Tijdens de looptijd van een aanbesteding is contact met de aanbestedende dienst veelal niet toegestaan. Wil je toch nog iets meer weten over de organisatie zelf? Dan heb je eigenlijk alleen online bronnen en openbare informatie tot je beschikking, terwijl je misschien toch nog iets meer wilde weten over de interne verhoudingen bij de opdrachtgever. En laat dat nu nét niet op papier staan. Als er nu toch maar een periode was om toch met de juiste contactpersonen aan tafel te komen… Die is er ook! Of beter gezegd, die was er. Ga dus minimaal 1,5 jaar voor de verwachte publicatie even bij de opdrachtgever op de koffie. 

Tip 2: Benoem je wensklanten

Even op de koffie bij de opdrachtgever is niet zomaar ‘even op de koffie’. Een goed gesprek vraagt voorbereiding, je moet bijvoorbeeld een gaatje vinden in de agenda’s van alle benodigde betrokkenen. Met andere woorden: je moet vooraf bepalen waar je wel of niet jouw energie in stopt. Door wensklanten te definiëren kun je een prioritering maken in de aanbesteding die op je planning staan. Welke klanten wil je nu écht aan je binden? Pre-tender alleen bij deze klanten, zodat je zeker weet dat ze echt de benodigde aandacht krijgen. En nee, wensklanten zijn niet per definitie de opdrachtgevers met de grootste contracten. Investeer dus slim in jouw (toekomstige) relaties, die jouw aanbestedingskansen ook echt vergroten.

Tip 3: Verbind sales en tender

In veel organisaties ligt het klantcontact bij de sales-afdeling. Dat betekent dat het ophalen van tenderinformatie veelal door je collega’s wordt gedaan. Nu hoeft dat op zich geen probleem te zijn. Het is echter wel zo dat sales en tenderen twee aangrenzende, maar bovenal verschillende vakgebieden zijn. Het komt dus nog wel eens voor dat een salesmanager met informatie komt, die je met 5 minuten googelen of ChatGPT’en ook wel gevonden had. Stem dus vooraf met je sales-afdeling af welke informatie je als tenderaar nodig hebt. Door deze samenwerking te verbeteren, haal je meer waarde uit elk klantgesprek.

Tip 4: Kom niet alleen iets halen, maar ook iets brengen

Pretenderen draait om halen én brengen. Een gesprek in het kader van pre-tenderen kost tijd. Het kost niet alleen jou tijd, maar ook de contactpersoon van de aanbestedende dienst. Tel daarbij op dat jullie afspraak deze persoon niet direct iets oplevert. Met andere woorden, als je een nieuwe afspraak plant om het een en ander verder uit te diepen, moet je laten zien aan jouw gesprekspartner dat er wel degelijk meerwaarde is voor hem om met jou aan tafel te zitten. Neem dus altijd een ‘cadeautje’ mee, bijvoorbeeld informatie over een innovatie die voor hem of haar best wel eens interessant zou kunnen zijn. Zo bouw je aan vertrouwen én een duurzame relatie.

Tip 5: Zet de juiste expertise in op het juiste moment

Hoewel sales doorgaans de deuren voor je opent die anders dicht blijven, betekent dit niet dat zij elk gesprek moeten voeren.Stel: een inkoper van de aanbestedende dienst wil sparren over de best passende gunningscriteria in een leidraad die nog opgesteld moet worden. Wie kan daar nu beter over adviseren dan jij als tenderaar? Bedenk dus altijd goed wie de best passende persoon is voor het volgende contactmoment met je wensklant.